會計賬簿是指由一定格式的賬頁組成的，以經(jīng)過審核無誤的會計憑證為依據(jù)，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄單位各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的簿籍。單位會計人員應(yīng)根據(jù)工作需要和年度會計核算情況及時更換會計賬簿。
訂本式賬簿，簡稱訂本賬，是指單位在啟用前進(jìn)行順序編號并固定裝訂成冊的賬簿。這種賬簿的賬頁固定，既可以防止散失，又可以防止抽換，較為安全；同時，訂本賬在同一時間內(nèi)只能由一人登記，不便于記賬人員分工，因而該類賬簿的使用欠靈活。
訂本賬一般適用于具有統(tǒng)馭性、重要性的總分類賬、庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬簿的登記。這類賬簿一般一年更換一次，不得跨年度使用。同時，由于該類賬簿賬頁固定，不能增減，賬頁多余時，會造成浪費。需要注意的是，訂本賬賬頁不夠時，記賬人員應(yīng)在保管好已經(jīng)用完的賬簿的同時，及時更換賬簿，以免影響賬簿的連續(xù)性登記。年終更換賬簿時，會計人員要把尚未用完賬頁的訂本賬，連同已經(jīng)更換的賬簿一并作為會計檔案送交主管總賬會計集中統(tǒng)一保管。
活頁式賬簿，簡稱活頁賬，是指單位將賬頁裝在賬夾內(nèi)，用鞋帶或螺絲固定，便于隨時取放的賬簿。在啟用前沒有編寫賬頁頁碼，在使用過程中，記賬人員將各張賬頁置放在活頁賬夾內(nèi)，并拴扎成冊。與訂本賬相比，采用這類賬簿，可以根據(jù)需要增減賬頁，不會造成浪費，使用比較靈活，便于分工記賬。但是，這種賬簿的賬頁容易散失和被抽換。因此，在采用這種賬簿時，空白賬頁在使用時必須連續(xù)編號，并且有關(guān)人員在賬頁上蓋章，并定期裝訂成冊。
活頁式賬簿一般適應(yīng)于明細(xì)分類賬的登記。年度終了，會計人員應(yīng)根據(jù)需要對活頁賬進(jìn)行更換。
損益類賬簿，包括各種期間費用明細(xì)賬、收入明細(xì)賬等賬簿，原則上一年更換一次，不必跨年使用；對于部分財產(chǎn)物資明細(xì)賬簿，記錄財產(chǎn)物資品種少、規(guī)格單一，應(yīng)在每年年終按規(guī)定辦理結(jié)賬手續(xù)后，更換、啟用新賬簿，將其余額結(jié)轉(zhuǎn)記入新賬簿中；對于所記財產(chǎn)物資品種、規(guī)格繁多的材料明細(xì)賬簿，債權(quán)債務(wù)單位較多的往來賬簿，如果更換新賬，重抄一遍的工作量大，容易改變所記內(nèi)容的原貌，所以，這類賬簿可以跨年度使用。
卡片式賬簿，簡稱卡片賬，是指由某些專門格式的、分散的硬紙卡片作為賬頁組成的賬簿。卡片賬通常放置于專設(shè)的卡片箱中，數(shù)量可根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的需要隨時增添，如固定資產(chǎn)卡片賬、周轉(zhuǎn)材料卡片賬等。單位使用時應(yīng)將卡片賬頁連續(xù)編號；登記完畢時，應(yīng)將卡片賬頁穿孔固定保管。該類賬簿，使用靈活方便，但賬頁容易散失和被抽換。因此，單位使用時，應(yīng)在卡片賬頁上連續(xù)編號，以保證安全。
卡片式賬簿一般適應(yīng)于記錄的內(nèi)容詳細(xì)具體，賬頁需要隨著物資使用或存放地點的轉(zhuǎn)移而重新排列的明細(xì)賬?？ㄆ~簿可以跨年度連續(xù)使用而無需更換賬頁，也便于分類匯總和根據(jù)管理的需要轉(zhuǎn)移卡片。卡片賬頁應(yīng)在所記財產(chǎn)報廢清理后或辦理完轉(zhuǎn)讓手續(xù)時抽出，作為會計檔案另行保管，保管時間不低于５年。
實行會計電算化的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計賬簿。具備采用磁性介質(zhì)保存會計賬簿條件的，應(yīng)備份后將保存在磁性介質(zhì)上的會計賬簿數(shù)據(jù)連同紙質(zhì)會計賬簿一并保管，無需更換會計賬簿。
作者：王興建 郭繼宏
來源：中國會計報
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